Privacyverklaring

Functionaris gegevensbescherming:

Paula Vermue – Mol

Functie binnen Klaver4: Kwaliteitsadviseur

FG nummer: FG006911

Welke gegevens verwerken wij?

Stichting Klaver4 zorg en welzijn verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Contactgegevens: voor- en achternaam, adres, telefoonnummer en email
• Geslacht
• Geboortedatum
• Bankrekeningnummer: alleen indien er particuliere zorg ingekocht wordt, bij een gemeentelijke indicatie is dit niet nodig.
• Gezondheidsgegevens (zorgvragen / -doelen, zorggeschiedenis, indicatiegegevens, allergie / dieet, lichamelijke aandoeningen, medicatie)
• Burger servicenummer (BSN)

Met welk doel verwerken wij deze gegevens?

Stichting Klaver4 zorg en welzijn verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Voor het contact met jou als klant en het systeem of netwerk om jou heen, die noodzakelijk zijn om de gevraagde zorg voor jou als klant te kunnen bieden.
• Het aanmaken van een papieren en digitaal zorgdossier.
• Voor archivering van de zorgdocumenten.
• Het aangaan van een zorgovereenkomst (PGB) / indicatie (Zeeland) of arrangement (West Brabant) om jou als klant de gevraagde begeleiding te kunnen bieden.
• Voor het invullen van een werkafsprakendocument om een goede basis te leggen voor het starten met de zorg.
• Voor het opstellen van een zorgplan, rapportage en evaluatie van het zorgplan.
• Facturen opstellen en verzenden om kosten te innen voor geleverde zorg.
• Jou als klant informeren over (het wijzigingen van) diensten.
• Voor risico verkleining: denk aan bv. gebruikersnamen en wachtwoorden en intern kwaliteitsonderzoek.

Op welke grondslag mogen we deze gegevens verwerken?

 Klaver4 verwerkt jou persoonsgegevens omdat we samen een zorgcontract aangaan. Om deze zorg goed uit te voeren zijn er wettelijke eisen opgesteld waaraan Klaver4 zich moet houden en waarvoor het verwerken van een aantal persoonsgegevens noodzakelijk is. Ook voor de uitvoer van het zorgcontract is het noodzakelijk persoonsgegevens te verwerken zoals bv. het verloop van het zorgproces in een zorgplan en rapportage. Daarnaast zijn er een aantal persoonsgegevens waar wij uitdrukkelijk je toestemming voor nodig hebben om deze te kunnen verwerken / delen.  We mogen alleen toestemming vragen voor datgene waar je ook toestemming voor kan weigeren, zonder dat het consequenties heeft voor de uitvoer van het contract of de wettelijke verplichting die Klaver4 heeft. Deze toestemming kan je altijd weer intrekken, dit kun je doen door contact op te nemen met ons via info@klaver4.nl of via je persoonlijke begeleider.

Hoe komen wij aan de gegevens?

In de meeste gevallen komen de gegevens rechtstreeks van jou. Het kan ook zijn dat de gegevens via een betrokken andere partij zoals de gemeente, een behandelaar, een andere zorgorganisatie of school bij ons terechtkomt. We proberen je zoveel mogelijk op de hoogte te houden van de bronnen waar wij de informatie van ontvangen.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Stichting Klaver4 zorg en welzijn neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen, zowel fysiek, technisch als organisatorisch, om diefstal, misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij werken bijvoorbeeld met een goedgekeurd veilig digitaal dossier en beveiligen onze fysieke ruimtes waar papieren dossier aanwezig zijn. We hebben een informatie beveiligingsbeleid en alleen geautoriseerde medewerkers kunnen jou gegevens inzien en verwerken. Iedere medewerker heeft een geheimhoudingsplicht en ondertekend deze bij het starten met werken bij Klaver4. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@klaver4.nl.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Stichting Klaver4 zorg en welzijn bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

• zorgdossier (personalia, zorgplan / evaluatie, rapportage), wettelijke bewaartermijn 20 jaar startend vanaf de laatste wijziging in het dossier. Deze lange bewaartermijn is bedoeld om de kwaliteit en continuïteit van goede (langdurige) zorg voor jou als klant te waarborgen. Stel bv. je zorgvragen komen terug of je ontwikkeld nieuwe zorgvragen dan heb je 20 jaar lang de gelegenheid je oude dossier op te vragen om terug te kijken wat er al aan zorg is ingezet en waar mogelijk nog kansen liggen om nieuwe zorg op te starten.
• (Digitale) facturen, wettelijke bewaartermijn 7 jaar vanuit de belastingdienst. Bij controle van de belastingdienst zijn wij als organisatie verplicht deze gegevens te kunnen tonen.
• Intake gegevens die niet hebben geleid tot het aangaan van een zorgovereenkomst worden verwijderd zodra bekend is dat de zorg niet zal starten.

Met wie delen we gegevens?

Stichting Klaver4 zorg en welzijn deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst, om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting of als jij ons hier uitdrukkelijke toestemming voor geeft. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Stichting Klaver4 zorg en welzijn blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.