Beleid binnen Klaver4

Informatie delen met en ondertekening door klanten en ouders

Beleid Klaver4 over delen informatie
Zorgplan: In het zorgplan staan doelen gebaseerd op de indicatie. Het zorgplan wordt op papier in basis tot 18 jaar met beide ouders gedeeld en gevraagd om ondertekening. Vanaf 12 tekent de jongere voor gezien en vanaf 16 jaar moet de klant zelf tekenen*.
Rapportages: Hierin noteert de begeleider hoe er aan bepaalde doelen wordt gewerkt en hoe die ontwikkeling verder verloopt. Rapportages worden niet standaard gedeeld, behalve voor de weekendopvang en de groepen. Rapportages worden opgesteld door de begeleider om het proces vast te leggen en voor het raadplegen door collega’s. Rapportages zijn de basis om het zorgplan te evalueren. Ouders van jongeren onder de 16 of jongeren boven de 12 jaar* mogen rapportages opvragen, hiervoor gelden onderstaande wettelijke kaders. Rapportages worden digitaal versleuteld verzonden.
Netwerkbijeenkomst notulen: De besproken punten worden kort samengevat en samen met de gemaakte afspraken gedeeld met beide ouders* en met de jongere vanaf 16 jaar. Dit bestand wordt digitaal versleuteld verzonden.
Algemene mails/post vanuit Klaver4: Worden standaard naar beide ouders gestuurd tot de jongere 16 jaar is. Tussen 16 tot 18 jaar wordt gemaild naar jongere en ouders. Vanaf 18 jaar alleen naar de jongere.
Overige mails betreffende de zorg van het kind: Worden standaard naar beide ouders gestuurd tot de jongere 16 jaar is. Tussen 16 tot 18 jaar wordt gemaild naar jongere en ouders. Vanaf 18 jaar alleen naar de jongere. Dit bestand wordt digitaal versleuteld verzonden.
Arrangement Brabant: Wordt standaard via de post verstuurd naar beide ouders ter ondertekening tot de jongere 16 jaar is. Van 16 tot 18 jaar moet de jongere zelf tekenen en vragen we ouders ook te tekenen. Ondertekening van ouders is echter geen vereiste vanaf 16 jaar. Vanaf 18 jaar gaat het WMO-arrangement alleen naar jongere ter ondertekening.
– Klacht: We geven advies aan de klacht-indienende ouder, om met de andere ouder te delen dat er een klacht wordt ingediend. Klaver4 deelt deze informatie niet.

Uitzonderingen

Bovenstaande wijze van informatie delen en ondertekenen van documenten is gebaseerd op de wettelijke kaders die gesteld zijn. Hieronder staan de wettelijke kaders uitgewerkt. Klaver4 kiest ervoor om transparant te werken en verantwoord informatie te delen met kinderen, jongeren en hun ouders. Ons doel is om alle betrokken goed geïnformeerd te houden, om zo optimaal te kunnen samenwerken.

   

Wanneer een ouder of jongere wilt afwijken van de standaard afspraken die hierboven besproken staan, dan kunnen ze hierover met Klaver4 in gesprek gaan. Wij houden ten alle tijden vast aan de wettelijke kaders, maar in sommige gevallen zijn er mogelijkheden om af te wijken van de standaard afspraken.

   

In het geval van twee gezaghebbende ouders die geen relatie meer hebben met elkaar, kan het delen van informatie gevoelig liggen. Wij streven er echter naar om beide ouders geïnformeerd te houden, gezien de rechten en verantwoordelijkheden van beide ouders. Er wordt hierbij uiteraard rekening gehouden met de privacy rechten. Mocht een jongere boven de 12 jaar of ouder zwaarwegende redenen hebben om bepaalde informatie niet te delen, dan kan er op basis van ‘conflict van plichten’ een uitzondering gemaakt worden . In alle andere gevallen is het aan de gezaghebbende ouders zonder relatie om gezamenlijk afspraken te maken en tot overeenstemming te komen (binnen de wettelijke kaders). Ouders hebben een ouderschapsplan, wat zij als leidraad kunnen gebruiken hiervoor en op terug kunnen vallen. Ze afwijkende afspraken worden vastgelegd in het zorgplan en ondertekend door beide ouders. Wanneer ouders niet tot overeenstemming kunnen komen, houden wij ons aan de standaard afspraken.

   

Als gezaghebbende ouders zonder relatie niet tot overeenstemming kunnen komen, dan verwijzen wij ze terug naar de gemeente voor bemiddeling. Klaver4 mengt zich niet in de (echt)scheiding en neemt een neutrale positie is. Wij zijn er voor de gestelde zorgvraag vanuit de indicatie. Wanneer er hulp gewenst wordt die niet geïndiceerd is, verwijzen wij terug naar de gemeente

   

 *Leeftijden en rechten:

   

 Delen informatie:

– Tot 12 jaar wordt informatie gedeeld met beide ouders, of wanneer ouders samen zijn met de ouder die als aanspreekpunt dient.

   

– Tussen 12 en 16 jaar kan er gesproken worden over het delen van informatie. De basis is dat we alles delen met beide ouders en we leggen uit wat het belang is van het delen. De begeleider bepaald in samenspraak met de jongere of er een meerwaarde is om bepaalde informatie met een ouder niet te delen. Alleen met hoge uitzondering en sterke argumenten bepaalde informatie niet gedeeld. Er wordt gecheckt bij de gedragswetenschapper of het geldige redenen zijn om informatie niet te delen.

   

– Vanaf 16 jaar: De jongere is zelf verantwoordelijk voor zijn zorgtraject. De jongere zal daarom het eerste aanspreekpunt zijn. We sturen informatie standaard naar beide ouders ter inzage. Wanneer de jongere dit niet wilt en wilsbekwaam is, wordt hierover een afspraak gemaakt met de begeleider. We benadrukken voor de jongere dat het in zijn belang is om informatie met ouders te delen. De uiteindelijke keuze blijft wel bij de jongere.

   

– Vanaf 18 jaar: Alleen de jongere krijgt de informatie, de jongere kan dit zelf met ouders delen.

   

Ondertekenen:

– Tot 16 jaar moeten beide ouders met gezag ondertekenen

 

– Vanaf 16 jaar ondertekend de jongere zelf voor akkoord. Tot 18 jaar vragen wij ouders mee te tekenen voor gezien, zodat zij op de hoogte zijn van het traject.

 

Dossier opvragen:

– Tot 12 jaar mogen ouders het dossier van hun kind opvragen.

 

– Vanaf 12 jaar heeft het kind de recht op het dossier, en zal hij toestemming moeten geven wanneer zijn ouders of iemand anders het dossier opvraagt.

Samen bouwen aan de toekomst!